9 Tipps: So werden Sie produktiver [einfach und schnell]

Haben Sie das Gefühl, nicht alles zu tun, was Sie möchten? Du leistest nicht deine beste Leistung und erzielst nicht die gewünschten Ergebnisse? Wir bringen Ihnen 9 Tipps, mit denen Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch übermäßigen Stress loswerden und Freizeit für Ihre Lieblingsbeschäftigungen gewinnen.

Definition der Arbeitsproduktivität

Bei der Ausübung unserer Tätigkeit spielt das Ziel unserer Tätigkeit eine wesentliche Rolle. Wir wollen so produktiv wie möglich sein, die beste Leistung erbringen und hervorragende Ergebnisse erzielen. Die Arbeitsproduktivität bestimmt, welche Ergebnisse wir in der festgelegten Zeit liefern und wie viel wir in der vorgegebenen Zeit erreichen. Im Rahmen der Arbeitsproduktivität messen wir daher unsere Outputs und Inputs. Die resultierenden Outputs sollten im Rahmen der Arbeitsproduktivität immer einen höheren Wert haben als unsere Inputs.

1. Fangen Sie an, Ihre Zeit zu planen

Der erste Schritt zu mehr Produktivität ist eine besonders effektive Zeitplanung. Wussten Sie, dass Sie mit 1 Minute Planung bis zu 10 Minuten Arbeit sparen können? So können Sie sich zum Beispiel immer am Sonntagabend hinsetzen und alles Wichtige aufschreiben, was Sie für die kommende Woche erledigen müssen. Dazu können Sie beispielsweise ein Tagebuch, einen Notizblock oder ein Whiteboard verwenden.

Eine effektive Zeitplanung hilft Ihnen nicht nur, Ihre Prioritäten zu sortieren, sondern auch Ihre Energie. Planen Sie Ihre Zeit aber nie zu 100 % ein, planen Sie immer mindestens 60 % des Tages ein, also etwa 5 Stunden. Und warum den Tag überhaupt planen?

• Sie haben mehr Disziplin
• Sie lernen, Ihre Zeit und Aufgaben zu organisieren
• Es wird Ihre Produktivität ankurbeln
• Sie werden überschüssigen Stress los
• Sie haben mehr Zeit für Erholung und andere Aktivitäten

Unser Tipp: Richten Sie sich bei der Planung gleich Terminerinnerungen auf Ihrem Handy oder Computer ein. So haben Sie alle wichtigen Aktivitäten, die Sie geplant haben, immer im Blick und verpassen nichts.

2. Aufgaben priorisieren und TO-DO-Sheets erstellen

Jetzt ist es an der Zeit zu bestimmen, welche Aufgaben am wichtigsten und dringendsten sind und welche eine Weile warten können. Erstellen Sie eine Liste (TO-DO-Liste) aller Aufgaben für den angegebenen Zeitraum (Tag, Woche). Beim Schreiben einer Liste empfehlen wir, die 5-Minuten-Regel zu befolgen – Elemente, die weniger als 5 Minuten dauern, sofort aus der Liste zu streichen. Erledigen Sie sie sofort und weisen Sie dann jeder der verbleibenden Aufgaben eine Priorität zu. Auf diese Weise wissen Sie, welche Aufgaben dringend sind und welche warten können.

Um Listen mit Terminen, Aufgaben oder langfristigen Projekten zu organisieren, können Sie beispielsweise die Eisenhower-Matrix verwenden, die Sie in ein Tagebuch, ein Notizbuch oder, wenn Sie den größten Teil des Tages an einem Ort verbringen, auf eine Planung zeichnen können Tafel, die Sie jeden Tag vor sich haben werden.

3. Erstellen Sie eine etablierte Routine

Für mehr Produktivität ist es auch ratsam, tägliche Gewohnheiten zu haben, die genau zu Ihren Bedürfnissen passen. Sie können sie auch Schritt für Schritt erstellen. Erstellen Sie beispielsweise Grundregeln für Ihre Abend- oder Morgenroutine. Legen Sie beispielsweise Zeiten für einen Lauf fest, verbringen Sie Zeit mit Ihrer Familie oder hören Sie sich einen professionellen Podcast an und folgen Sie ihm. Außerdem kannst du dich im Rahmen der Routine von Anfang an mit verschiedenen Belohnungen motivieren.

Eine tägliche Routine hilft Ihnen, effizienter zu sein, weniger Selbstzweifel zu haben und das Stressniveau zu reduzieren. Außerdem werden Sie Herr Ihrer Zeit und können Ihren Biorhythmus besser erkennen und auch welche Aufgaben gerade gut zu bewältigen sind. Konzentrieren Sie sich morgens am besten? Lassen Sie sich bei der Arbeit nicht unterbrechen und versuchen Sie, in dieser Zeit so viel wie möglich zu erledigen.

Unser Tipp: Für ungestörtes Arbeiten am Schreibtisch im Großraumbüro während Ihrer produktiven Zeit können Sie beispielsweise auch Akustikwände nutzen, die Sie auch als Schwarzes Brett zum Anheften wichtiger Termine für Aufgaben und Besprechungen nutzen können.

4. Kommunizieren Sie effektiv

Wussten Sie, dass wir, wenn wir von der Aufgabe abgelenkt sind, an der wir arbeiten, fast 25 Minuten brauchen, um wieder in sie einzutauchen? Das ständige Überprüfen Ihrer E-Mails lenkt Sie ab. Planen Sie deshalb bestimmte Zeiten für den Check Ihres E-Mail-Postfachs ein, idealerweise 3 mal am Tag. Lesen Sie Ihre E-Mails auch, wenn Sie im Büro sind, nicht vorher. Die ideale Zeit zum Lesen von E-Mails ist zum Beispiel gleich morgens, nach dem Mittagessen oder am Ende des Tages. Dann beobachten Sie einfach, was es mit Ihrer Effizienz und Produktivität macht.

5. Denken Sie auch an aktive Pausen und Bewegung

Auch wenn Sie viele Arbeitspflichten und Besprechungen haben, sind regelmäßige aktive Pausen sehr wichtig und in manchen Berufen sogar obligatorisch. Versuchen Sie es daher heben, bewegen Sie Ihren Körper oder gehen Sie alle 40 Minuten im Raum umher. Wenn Sie einen höhenverstellbaren Schreibtisch haben, können Sie Sitzarbeit für eine Weile durch Steharbeit ersetzen.

Unser Tipp: Stellen Sie Ihren Schreibtisch genau auf Ihre Körpergröße und Vorlieben ein. So beugen Sie nicht nur gesundheitlichen Problemen vor, sondern steigern auch Ihre Leistungsfähigkeit und Effizienz. Durch das abwechselnde Arbeiten im Sitzen und Stehen unterstützen Sie Ihre aktive Bewegung auch bei sitzender Tätigkeit.

6. Stoppen Sie das Multitasking

Ein weiterer Tipp zur Steigerung Ihrer Produktivität ist auch, Multitasking einzustellen oder mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Wenn wir von Aufgabe zu Aufgabe springen, brauchen wir 50 % länger, um Aufgaben zu erledigen. Natürlich gelingt Multitasking jedem anders. Einige schaffen es mit Leichtigkeit, aber laut Forschung machen sie nur 2,7 % der Gesamtbevölkerung aus. Im Gegenteil, Multitasking ist für die Mehrheit der Bevölkerung schädlich und ihre Arbeitsproduktivität kann um bis zu 40 % sinken.

Wenn Sie es immer noch nicht loswerden, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie es zumindest reduzieren können. Versuchen Sie immer, sich für einige Momente von sozialen Netzwerken zu trennen, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen, Aufgaben für den Tag aufzuschreiben. Auf diese Weise werden Sie das Gefühl des Unbekannten und die Angst los. Es ist auch eine große Hilfe, z. B. alle 25 Minuten 5-minütige Pausen einzulegen (siehe Anwendung Flat Tomato).

7. Belohnen Sie sich

Belohnen Sie sich immer nach Abschluss jeder der geplanten Aufgaben. Nehmen Sie sich zum Beispiel Zeit zum Nachdenken, essen Sie einen gesunden Snack, hören Sie sich einen Podcast an oder lesen Sie einen Artikel aus einer Fachzeitschrift. So entwickelst du nicht nur deine Ideen für die nächste Aufgabe, sondern gehst auch mit Branchentrends mit und lernst etwas Neues.

8. Achten Sie auf Ihre Gesundheit

Schlechte Gesundheit, falscher Lebensstil und Schlafmangel verursachen Müdigkeit, wir sind dadurch weniger leistungsfähig und können uns nicht so konzentrieren, wie wir sollten. Kurz gesagt, Essen und Gesundheit sind das A und O bei allem, was wir tun, und das gilt auch für unseren Schlaf. Darüber hinaus sollte der durchschnittliche Erwachsene im Idealfall durchschnittlich 6-7 Stunden am Tag schlafen. Versuchen Sie daher, auch diese Faktoren zu berücksichtigen.

9. Chaos - Zerstörer der Produktivität

Der letzte, aber nicht weniger wichtige Tipp zur Steigerung Ihrer Effizienz und Produktivität ist die Ordnung am Arbeitsplatz. Im Chaos ist eine Person gestresst und es ist schwer, nicht so zu denken. Auch (Un)Ordnung wirkt sich somit auf unsere Konzentration und Leistungsfähigkeit aus. Leeren Sie deshalb Ihr Postfach von überflüssigen E-Mails oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Über einen sauberen Schreibtisch und ein aufgeräumtes Klemmbrett freuen Sie sich nicht nur, sondern können auch besser arbeiten.